Politique de confidentialité
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Gestion MAHD veille à l’application des pratiques de l’entreprise en cette matière. Les coordonnées permettant de joindre cette personne doivent être rendues accessibles par Gestion MAHD.
2. Renseignements recueillis
Selon l’utilisation du service, Gestion MAHD peut recueillir notamment le nom, le prénom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, le rôle auprès d’un syndicat et les renseignements nécessaires à l’authentification et à la sécurité du compte.
Des renseignements concernant les syndicats peuvent également être recueillis, notamment leur nom, adresse, nombre d’unités, coordonnées et renseignements nécessaires à la prestation des services demandés.
Les demandes peuvent contenir des documents administratifs, renseignements financiers, contrats, factures, communications ou renseignements concernant des copropriétaires, fournisseurs ou autres personnes. Le client est invité à transmettre uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires.
3. Renseignements de paiement
Les paiements peuvent être traités par un fournisseur externe. Gestion MAHD peut recevoir le montant, la date, l’état et une référence de transaction ainsi que les informations nécessaires pour associer le paiement au compte. Les renseignements complets d’une carte de paiement ne sont pas nécessairement conservés par Gestion MAHD lorsqu’ils sont traités directement par le fournisseur de paiement.
4. Fins de la collecte et de l’utilisation
Les renseignements peuvent être utilisés pour créer et administrer les comptes, vérifier les utilisateurs et leurs autorisations, associer un utilisateur à un syndicat, traiter les demandes, communiquer avec le client, produire des factures, gérer les paiements, abonnements et Budgets Assistance, assurer le suivi des dossiers, prévenir la fraude, protéger le service et respecter les obligations applicables.
5. Consentement
Lorsque requis, Gestion MAHD obtient le consentement approprié avant de recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels. Le consentement est demandé pour des fins déterminées et peut être soumis aux règles particulières applicables aux renseignements sensibles.
6. Renseignements concernant des tiers
Un utilisateur peut transmettre des renseignements concernant notamment des copropriétaires, administrateurs, locataires, fournisseurs ou professionnels. Il doit s’assurer qu’il est autorisé à transmettre ces renseignements et qu’ils sont nécessaires au traitement de la demande.
7. Fournisseurs de services
Gestion MAHD peut utiliser des fournisseurs externes pour l’hébergement, les sauvegardes, les paiements, les communications, les services infonuagiques, la sécurité ou certains services professionnels. Lorsque ces fournisseurs doivent accéder à des renseignements personnels, des mesures appropriées doivent être prises afin de protéger les renseignements et d’en limiter l’utilisation aux fins nécessaires.
8. Communications autorisées ou exigées
Certains renseignements peuvent être communiqués sans consentement lorsque la loi l’autorise ou l’exige, notamment dans le contexte d’une ordonnance, d’une procédure, d’une enquête ou d’une autre obligation légale.
9. Conservation
Les renseignements sont conservés pendant la période raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et afin de respecter les obligations légales, administratives, fiscales ou contractuelles applicables. Ils sont ensuite détruits ou anonymisés conformément aux pratiques applicables.
10. Sécurité
Gestion MAHD met en place des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger les renseignements contre l’accès, la perte, le vol, l’utilisation, la communication ou l’altération non autorisés. Les mesures appliquées peuvent varier selon la sensibilité des renseignements.
11. Identifiants et mots de passe
Chaque utilisateur est responsable de protéger ses identifiants. Les mots de passe ne doivent pas être partagés. Toute activité suspecte ou tout accès potentiellement non autorisé devrait être signalé rapidement à Gestion MAHD.
12. Témoins et données techniques
MAHD Assistance peut utiliser des témoins et des informations techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service. Cela peut notamment comprendre l’adresse IP, le type de navigateur, certaines informations sur l’appareil, les données de session, les dates et heures de connexion et des journaux techniques ou de sécurité.
13. Traitement à l’extérieur du Québec
Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter ou héberger des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Lorsque cela se produit, Gestion MAHD applique les mesures requises avant de communiquer les renseignements concernés.
14. Accès et rectification
Une personne peut demander l’accès aux renseignements personnels que Gestion MAHD détient à son sujet et demander la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, sous réserve des restrictions prévues par la loi. Les demandes doivent être adressées à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
15. Retrait du consentement
Lorsque le traitement repose sur le consentement, une personne peut demander son retrait, sous réserve des obligations légales et contractuelles applicables. Ce retrait peut empêcher Gestion MAHD d’offrir certains services nécessitant les renseignements concernés.
16. Incident de confidentialité
Lorsqu’un incident impliquant des renseignements personnels survient, Gestion MAHD applique ses procédures de gestion des incidents et les obligations prévues par la législation applicable.
17. Modification de la politique
La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de changements aux pratiques, aux services ou aux exigences applicables. La date de mise à jour et le numéro de version sont indiqués au début du document.
18. Questions et demandes
Toute question ou demande concernant des renseignements personnels peut être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de Gestion MAHD.
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